Jeden reálný příběh týdně, žádné přebalené novinky z internetu

Situace

Paní Sedláková vede menší účetní kancelář kousek od Ostravy, čtyři lidi, jeden z nich se kromě účetnictví stará i o nové poptávky. Sešli jsme se letos na jaře kvůli něčemu úplně jinému, domluvené konzultaci k jejich webu, a u kávy mi mimochodem ukázala fakturu na 8 900 Kč. „Já ani nevím, jestli to vlastně potřebujeme, ale bojím se to zrušit, co kdyby nám pak něco propadlo."

Byl to placený doplněk k jejich hlavnímu účetnímu systému, na sledování rozjetých nabídek klientům. Podepsala ho na rok kvůli slevě, kterou jí tehdy nabídl obchodník, a od té doby se automaticky obnovoval, aniž by se ho někdo znovu zeptal, jestli to pořád dává smysl. Sedli jsme si na hodinu a prošli, co z toho vůbec používají. Nakonec to bylo jen hlídání termínu odpovědi, e-mailová připomínka klientovi a přehled, kde která nabídka vázne, tři funkce ze sedmi, co ten balíček slibuje na svém webu. Zbytek, report na porovnání s konkurencí, napojení na Slack, co v životě nezapnuli a ani nevím proč tam vůbec bylo, jel dál sám od sebe, protože byl v balíčku a nikdo se do nastavení nešel hrabat.

Co jsme udělali

Bral jsem to od začátku jako menší opravu na půl dne, ať se do toho zbytečně nezamotám. Zeptal jsem se na základní věci, kdo se na ten přehled vlastně dívá, jak často, a co se stane, když termín proklouzne. Ona sama, jednou týdně v pondělí ráno s kávou, a když termín propásnou, zjistí to pozdě a omlouvají se klientovi.

Základ už měli, tabulku v Google Sheets, co si stejně vedli ručně jako pojistku, protože tomu placenému nástroji úplně nevěřili. Vzal jsem tuhle tabulku jako jediný zdroj pravdy a nad ní postavil jednoduchou stránku na Vercelu, bez přihlašování, jen s odkazem, co znají jen oni.

K tomu dvě pravidla v Brevu, žádné složité rozhodovací stromy, jen tohle:

Claude jsem to popsal jedním delším promptem, kdo co vidí, kdy má jít e-mail, jak má vypadat tabulka. Nepsal jsem ručně jedinou řádku, jen jsem to postupně upřesňoval a zkoušel nejdřív na pěti starých, už uzavřených nabídkách, ať vidím, že termíny počítá správně, než jsem to napojil na živá data. Celé to vzniklo za jeden víkend, žádné nové předplatné navíc, protože Sheets, Brevo i Vercel už měli, nebo měli zdarma. V pondělí ráno, když se paní Sedláková poprvé přihlásila do ostrého provozu, napsala mi zpátky jen: „Tohle je přesně ono, díky."

Kde jsem to zpackal

První verze poznávala vyhrané nabídky podle přesného textu „Vyhráno" ve sloupci stavu. Jenže jedna z kolegyň si dlouhodobě psala „OK" místo toho, a nikomu to nevadilo, dokud to četl jen člověk. Ve čtvrtek ráno, u snídaně, mi paní Sedláková přeposlala tohle:

Nejdřív jsem myslel, že je to jednorázová náhoda. V logu automatizace jsem ale našel, že se to ten týden stalo ještě dvakrát, jen si toho nikdo nevšiml, protože ti dva klienti neodpověděli. Automat totiž tři měsíce po podpisu poslal připomínku, ať se rozhodnou, akorát oni už dávno rozhodnutí byli.

Zavolal jsem paní Sedlákové ještě ten den. Čekal jsem, že bude naštvaná, byla hlavně unavená, dva roky řešila podobné maličkosti se starým nástrojem a čekala, že se to bude opakovat i s tímhle. Řekl jsem jí přesně, co se stalo a proč, a do večera to bylo opravené, stav se teď vybírá ze tří pevných možností, žádné volné psaní. Horší než oprava kódu bylo zjistit, komu se má omluvit.

Postavil jsem systém podle toho, jak by měla data vypadat v ideálním případě. Realita je, že lidi je zapisují jinak, ve spěchu, zkratkovitě, podle svého, a přesně tady vznikla ta skutečná chyba. Teď se nejdřív ptám, co si lidi do políček doopravdy píšou, když se nikdo nedívá, a teprve podle toho stavím pole v tabulce.

Zkus tohle

Otevři Claude a napiš mu přesně tohle:

Až ti odpoví, nehledej v tom potvrzení, že máš zrušit. Hledej moment, kdy ti řekne něco, co jsi sám nevěděl, třeba že platíš za tři funkce, ale používáš jednu. To je přesně ten moment, kdy poznáš, jestli to dává smysl postavit si sám, nebo nechat, jak to je.

„AI je zesilovač dobrého základu, ne záchrana chaosu."

Karel